Arbeitstätigkeiten und -zeiten erfassen Konkretisierungen und Änderungen
Klarerweise kann ein Dienstvertrag nicht sämtliche erwartbaren Tätigkeiten von HochschulmitarbeiterInnen anführen, und schon gar nicht im Detail regeln.
Aufgaben (Dienstreisen etc.) und die dafür benötigten Zeiten werden zumeist in vorgegebenen elektronischen Masken erfasst bzw. freigegeben.
Problematisch für MitarbeiterInnen kann es dann werden, wenn zu wenig Raum für die Erfassung notwendiger Arbeitsdetails vorhanden ist, oder es aufgrund von Umständen bzw. Vorgesetztenvorgaben zu Änderungen im Ablauf kommt, die nicht dokumentiert werden (können). Warum?
Die Letztverantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Arbeitszeitaufzeichnungen trifft die Arbeitgeber, auch wenn sie die konkrete Erfassung den DienstnehmerInnen z.B. im Wege von elektronischen Masken vorgegen. Eine noch detailliertere Aufzeichnungs- und Erfassungspflicht trifft die Arbeitgeber hinsichtlich der Lohnabgaben und Beiträge. Der juristische Experte Schrenk verweist z.B. für die Abrechnung der Überstundenzuschläge darauf, dass dafür ausreichende, nämlich „taugliche“ Aufzeichnungen vorliegen müssen. Er versteht darunter das Gegeben Sein von „Vollständigkeit, Schlüssigkeit, Widerspruchsfreiheit und Nachvollziehbarkeit“.
Ok, „Juristerei“ halt – aber was bedeutet das konkret für DienstnehmerInnen einer Hochschule?
Leider kann gerade die Vorgabe elektronischer Datenerfassungsmasken die Erfassung tauglicher Aufzeichnungen verhindern und dies dann auf DienstnehmerInnen „durchschlagen“, vor allem wenn in elektronischen Masken zu wenig Raum für ausführliche Darlegungen gegeben ist. Gleiches gilt für mangels Möglichkeit nicht dokumentierte Änderungen im Zuge einer Durchführung, die vom Plan abweichen und von Vorgesetzten so nicht freigegeben wurden. Das Arbeitsinspektorat und/oder die ÖGK werden im Prüfungsfall vom Dienstgeber, der Hochschule, detaillierte Aufzeichnungen verlangen, welche diese wiederum von den letzten in der Kette, den DienstnehmerInnen, einfordern werden.
Damit es eben nicht zulasten der Beschäftigten zu möglichen Aufzeichnungsdefiziten bzw. -mängeln kommt, folgende
Tipps:
Die Tätigkeiten möglichst ausführlich gegenüber dem Dienstgeber dokumentieren, nötigenfalls durch zusätzliche Informationswege wie z.B. Mails, und
vor allem Änderungen bereits abgestimmter oder genehmigter Tätigkeiten nicht nur mündlich abzuklären, sondern mit den Vorgesetzten z.B. per Mail zu regeln.
Änderungen bereits abgestimmter oder genehmigter Tätigkeiten nicht nur mündlich abklären, sondern mit den Vorgesetzten (z.B. per E-Mail) schriftlich vereinbaren.
Einwand:
Vollkommen berechtigt kann vorgebracht werden, dass dies ja zu noch mehr bürokratischem Aufwand führt.
Ja, das stimmt leider, aber DienstnehmerInnen sollten diesen Mehraufwand dennoch aus Eigeninteresse auf sich nehmen, um allenfalls Vorwürfen, sie hätten Nichtgenehmigtes zu verantworten bzw. überhaupt zu wenig dokumentiert, von vornherein entgegenzuwirken. Denn arbeitsrechtlich schwebt das Damoklesschwert einer möglichen Verwarnung oder gar „Ärgeres“ über ihnen. Der Vorwurf, sie wären ihren Dienstpflichten nicht nachgekommen, könnte dienstgeberseitig, vor allem in Trennungsfällen, vorgebracht werden.
Siehe
Schrenk, Arbeitszeitaufzeichnung: Gesetzliche Pflichten und praktische Überlegungen zur nachhaltigen Führung, ARD 7017/4/2026
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